Documentation du Dr FRAPPE

Ce wiki regroupe les résultats de mes expériences en informatique accumulés au cours de mes recherches sur le net.

Dans la mesure du possible, j'ai cité mes sources ; il en manque certainement… :-)

Tutoriel sur l'ERP Dolibarr

Ce tutoriel est la transcription d'une vidéo youtube.

Nous allons présenter l'installation, la configuration et la gestion des modules du logiciel ERP Dolibarr.

Un ERP est un ensemble d'applications pour gérer une entreprise.

Dolibarr est aussi un PGI c'est à dire un progiciel de gestion intégrée avec gestion de la relation client.

Ce logiciel est modulable pour la gestion des petites et moyennes entreprises, des indépendants, des auto-entrepreneurs ou des associations.

Ce logiciel gère plusieurs modules. Parmi les principaux modules :

  • module tiers,
  • module Produits
  • module Stock
  • module Commande
  • module Comptabilité,
  • etc.

C'est une application web en PHP accessible depuis n'importe quel point du globe. Disponible pour toutes les plate-formes (Windows, Linux etc.), il ne requiert aucun module PHP spécifique.

1. Pré-requis

2. Paramétrage

2.1. informations de la société

A gauche, cliquez sur société/institution Cliquez en bas sur Modifier.

  • Les éléments en gras sont obligatoires,
  • les autres sont facultatifs.

Renseignez :

  • Nom de la société,
  • pays
  • adresse, etc.
  • Pour le logo, naviguez sur votre ordinateur à la recherche d'un fichier image.

Cliquez sur Enregistrer → la fiche d'informations sur la société s'affiche.

2.2. Activation des modules

A gauche, cliquez sur Modules.

Pour activer un module, mettre le curseur qui se trouve à droite de sa ligne sur ON :

Activez les modules :

  • module Tiers, un module de base pour gérer les clients, les fournisseurs, les prospects. C'est un module indispensable pour travailler.
  • module Fournisseurs
  • module Produits
  • module Stocks
  • module Factures et avoirs.
  • module Proposition commerciale
  • module Comptabilité (cela active le module Factures et avoirs et le module Banques et caisse

A chaque activation, un bouton s'ajoute en haut. Par exemple, le bouton Tiers s'est ajouté :

Cliquez dessus : les fonctionnalités du module sont listées dans un menu à gauche :

La page d'accueil (premier bouton) contient un tableau de bord pour l'ensemble de l'activité réalisée.

A chaque fois que l'on active un module, des éléments sont ajoutés à ce tableau ; on peut aussi le personnaliser.

2.3. Utilisateurs

Cliquez (à gauche, en bas du menu) sur utilisateurs et groupes/Nouvel utilisateur.

Renseignez pour cet utilisateur :

  • son nom (utilisateur)
  • son login (utilisateur)
  • un mot de passe (1234)
  • administrateur : laissez-le à non (simple utilisateur)

Cliquez sur le bouton Créer l'utilisateur → Vous voyez sa fiche.

Définissons les permissions de cet utilisateur : cliquez sur l'onglet Permissions utilisateur

Dans la liste, la coche verte dit que l'on a le droit d'utiliser la fonctionnalité. Pour l'ajouter, on clique sur + ; pour l'enlever, on clique sur -

Disons par exemple que cet utilisateur n'aura le droit que de voir la liste des tiers. Enlevez tous les autres (-).

Déconnectez-vous (en haut à droite )

et reconnectez-vous sous le nouvel utilisateur avec son mot de passe.

Vous ne pouvez plus accéder au menu produit (bouton grisé) et, dans le menu tiers, il n'y a qu'une fonctionnalité : Liste.

On peut aussi affecter un interface à un utilisateur.

Reconnectez-vous en administrateur.

Cliquez à gauche sur utilisateurs et groupes, choisissez (à droite) l'utilisateur.

Cliquez sur l'onglet interface utilisateur puis sur le bouton modifier (en bas).

Cochez utiliser valeur personnalisée et choisissez une interface, par exemple la première. Cliquez sur le bouton enregistrer.

Reconnectez-vous sur le compte utilisateur pour voir la différence. Puis revenez en administrateur.

3. Autres étapes

3.1. Module Tiers

Cliquez sur le menu Tiers en haut. A gauche, cliquez sur Nouveau Tiers :

et renseignez (par exemple) :

  • Nom (tiers 1)
  • prospect/client (client)
  • fournisseur (non)
  • état (en activité)

Cliquez sur Créer tiers → vous voyez sa fiche. Cliquez sur les onglets pour voir les détails.

Vous pouvez voir la liste des clients en cliquant à gauche sur liste clients.

Cliquez maintenant sur Nouveau fournisseur et renseignez :

  • Nom (fournisseur 1)
  • prospect/client (ni client ni prospect)
  • fournisseur (oui)
  • état (en activité)

Cliquez sur Créer tiers → vous voyez sa fiche. Cliquez sur les onglets pour voir les détails.

Pour associer un utilisateur à un tiers, allez à la liste des tiers, cliquez sur le tiers voulu (tiers 1).

A la ligne Commerciaux, cliquez sur l'icône Modifier.

Dans la liste des utilisateurs en bas, cliquez sur Ajouter dans la ligne de l'utilisateur voulu (utilisateur) → il apparaît dans la liste des commerciaux.

3.2. Produits et stock

3.2.1. Module Produits

Ce module permet de gérer un catalogue de produits.

Cliquez sur le menu Produits

A gauche, cliquez sur Nouveau produit.

Renseignez :

  • Réf (produit123)
  • Libellé (produit)
  • Etat (vente) (en vente)
  • Etat (achat) (en achat)
  • Prix de vente (200)
  • Prix de vente minimum (200)
  • Taux de TVA

Cliquez sur le bouton Créer → la fiche du produit créé s'affiche.

On peut modifier, cloner, supprimer.

On peut changer ou ajouter un prix clients, un prix fournisseurs, etc.

Cliquez sur l'onglet Prix de vente pour voir.

Cliquez sur l'onglet Prix d'achat puis sur le bouton Ajouter prix fournisseur et renseignez par exemple :

  • fournisseur (fournisseur 1)
  • ref produit fournisseur (123)
  • prix quantité minimum (sans remise) (200)

Voyez les autres onglets : photos, statistiques, consommation, fichiers joints

3.2.2. Module stock

Ce module permet de suivre l'état des stocks de chaque produit.

  1. Cliquez en haut sur le bouton Produits.

    Dans le menu de gauche, le stock s'est ajouté.
  2. Cliquez sur Stocks/Nouvel entrepôt

Renseignez :

  • Réf (entrepot123)
  • Etat (entrepôt ouvert)

Cliquez sur le bouton Créer.

Pour allouer un stock au produit, allez à Produits/Liste (à gauche)

Cliquez sur le produit (produit123).

Onglet stock, cliquez sur le bouton Corriger le stock.

Renseignez :

  • Entrepôt (entrepôt123)
  • Nombre de pièces (200)

Cliquez sur le bouton Enregistrer → l'entrepôt apparaît dans la liste.

Nous allons maintenant voir la gestion commerciale qui comporte plusieurs modules.

3.3. Module fournisseurs

Cliquez en haut sur Commercial.

A gauche, cliquez sur Commandes fournisseurs/Nouvelle commande et renseignez :

  • Fournisseur (fournisseur1)
  • Réf fournisseur (123)
  • Conditions règlement (à la livraison)
  • Mode de règlement (espèce)

Cliquez sur le bouton Créer brouillon

La fiche contient 3 zones :

  1. la fiche
  2. une partie pour ajouter des produits libres (qui ne sont pas dans l'application)
  3. une partie pour ajouter des produits qui sont dans l'application

Choisissez le produit existant (liste) et cliquez sur le bouton Ajouter

Pour ajouter une produit libre, renseigner :

  • Type (produit)
  • case description (téléphone)
  • prix (4000)
  • qté (1)
  • réduc (0)

Cliquez sur le bouton Ajouter → une nouvelle ligne apparaît.

En bas, on a le fichier pdf de la commande. Cliquez dessus pour le voir.

On peut maintenant Valider ou Cloner (si par ex. la commande se répète périodiquement) ou Supprimer (boutons en bas).

Cliquez sur Valider et approuver → cela crée la fiche et le fichier pdf que l'on peut télécharger.

En bas à droite, renseignez :

  • date de la commande
  • méthode de commande (téléphone)
  • commentaire

Cliquez sur Passer commande.

Il reste à attendre la réception de la commande.

Supposons qu'elle est reçue.

En bas à droite, renseignez :

  • date de la livraison
  • Livraison (totale)
  • commentaire

Cliquez sur Réceptionner → liste et fichier pdf téléchargeable.

Nous allons maintenant créer une facture.

En bas, on peut Envoyer par email, Réouvrir, Créer Facture, Cloner ou Supprimer.

Cliquez sur Créer Facture

Allez dans Compta/Trésorerie, Cliquez à gauche sur Nouvelle facture

Remplissez les champs :

  • fournisseur (fournisseurs1)
  • Réf fournisseur (1233)
  • type (facture standard)
  • date facturation
  • mode de règlement (espèce)

et cliquez sur le bouton Créer brouillon et Valider.

Remarquez l'état de la facture (impayée). On doit :

  • soit cliquer sur émettre règlement ; remplir :
    • date
    • mode de règlement
    • montant
    • et cliquez sur enregistrer
  • soit cliquer directement Classer 'Payée'

L'état est passé à Payée.

Pour lister les commandes fournisseur,

A gauche, cliquez sur Commandes fournisseurs/liste et cliquez sur la commande voulue pour voir sa fiche.

3.4. Devis (Module proposition commerciale)

Cliquez sur le bouton Commercial.

Cliquez sur Proposition commerciale/Nouvelle proposition. Remplir les champs :

  • réf client (12333)
  • client (tires 1)
  • date
  • durée de validité (15 j)
  • conditions de règlement (à réception)
  • Mode de règlement (espèce)

Cliquez sur Créer brouillon.

En bas choisissez le produit (produit123), qté 1 et cliquez sur Ajouter.

On peut toujours consulter le pdf en cliquant dessus.

Cliquez sur Valider (bouton en bas).

On peut Modifier, envoyer par mail, Clôturer, Cloner ou Supprimer.

Supposons que le client a donné son accord. Cliquez sur clôturer la proposition.

Remplir les champs :

  • clôturer au statut (signée)

et Valider

Passons au paiement.

3.5. Module comptabilité

Cliquez sur Comptabilité.

Nous allons créer une nouvelle facture.

Cliquez sur Factures fournisseurs/Nouvelle facture

Remplissez les champs :

  • fournisseur (fournisseur 1)
  • ref fournisseur (123455)
  • type (facture standard)
  • date facturation
  • conditions règlement (à réception)
  • mode de règlement (espèce)

et cliquez sur Créer brouillon → la fiche de la facture.

On peut ajouter des produits

Cliquez sur Valider.

Elle est impayée : cliquez sur Saisir règlement

Remplissez les champs :

  • date
  • mode de règlement (espèce)
  • compte : message : « aucun compte bancaire actif défini »

Il faut créer un compte. Cliquez droit sur le bouton Banques et caisses et ouvrir un nouvel onglet.

Dans le menu de gauche, cliquez sur Nouveau compte.

Remplissez les champs :

  • Réf (compte 1)
  • Libellé compte ou caisse (compte)
  • Type de compte (compte bancaire courant ou carte)
  • devise (euro)
  • Etat (ouvert)
  • Pays du compte (France)

et cliquez sur le bouton Créer compte.

Revenez à l'onglet précédent et actualisez la page.

Remplissez les champs :

  • Date
  • mode de règlement (espèce)
  • compte : celui que vous avez créé
  • montant du paiement (200)

Cliquez sur Payer → fiche de la facture.

Voyez les onglets contacts/adresses, notes, fichiers joints, suivi.

Pour avoir le fichier pdf, cliquez sur Générer. Vous pouvez cliquer sur le fichier pour le voir.

3.6. Module factures clients

Cliquez sur le menu Compta/Trésorerie.

Cliquez sur Factures clients/Nouvelle facture.

Remplissez les champs :

  • Client (tiers 1)
  • type (facture standard)
  • date
  • conditions règlement (à livraison)
  • mode de règlement (espèce)

et cliquez sur Créer brouillon → la fiche de la facture.

Vous pouvez ajouter des produits (produit123)

Cliquez sur Valider.

Vous pouvez voir le fichier pdf.

Cliquez sur Saisir règlement pour passer de l'état impayé à payé.

Remplissez les champs :

  • date
  • mode de règlement (espèce)
  • compte à créditer (compte)
  • le montant (200)

Cliquez sur Payer et validez.

3.7. Factures fournisseurs

Passons maintenant à Factures fournisseurs/nouvelle facture.

Remplissez les champs :

  • Fournisseur(fournisseurs 1)
  • Réf fournisseur (12345547)
  • type (facture standard)
  • Libellé
  • date facturation
  • date limite règlement
  • conditions règlement (à réception)
  • mode de règlement (espèce)

et cliquez sur Créer brouillon → la fiche de la facture.

Ajoutez des produits, cliquez sur Ajouter et validez.

Cliquez sur Générer pour voir le fichier pdf.

Faites passer l'état de impayé à payé en cliquant sur Saisir règlement.

Remplissez les champs :

  • date
  • mode de règlement (espèce)
  • compte
  • montant

Cliquez sur Enregistrer → la facture est payée.

Cliquez sur Générer → pdf de la facture fournisseur.

Pour voir les rapports sur les factures, cliquez sur Factures clients/règlements/Rapports.

Choisissez mois et année et cliquez sur Créer.

Vous pouvez voir le pdf généré.

Vous pouvez aussi voir les statistiques de la facturation (menus à gauche)

4. Conclusion

5. Problèmes connus

5.1. Déplacer Dolibarr sur un autre serveur

Vérifiez et notez la version de votre Dolibarr (sur la page de login).

5.1.1. Sauvegarder votre ancienne base de données

Il faut d'abord sauvegarder votre base de données.

Pour cela, allez dans le menu Accueil - Outils systèmes - Sauvegardes.

Cliquez sur Générer le fichier backup (de préférence avec la méthode mysqldump) Cela lance la commande de sauvegarde et affiche le fichier de sauvegarde généré dans le répertoire Documents de Dolibarr.

C'est un lien qui permet de télécharger le fichier.

Si vous rencontrez des problèmes, par exemple à cause de votre ancien hébergeur qui bride votre hébergement ne permettant pas l'exécution de cette commande mysqldump, vous pouvez lancer la commande de sauvegarde depuis n'importe quel autre ordinateur équipé du logiciel MySql installé. Pour cela, il faut lancer la commande suivante :

  • mysqldump -h ip_ancien_serveur_mysql -P port_ancien_serveur_mysql -u utilisateur_base -pmot_de_passe_base > monancienserveurdump.YYYYMMDD.sql

Ouvrez le fichier dump/sauvegarde généré (son nom est du genre mysqldump_A.B.C_YYYYMMDDHHMMSS.sql) pour voir si ce fichier est bien complet : il doit se terminer par une ligne du genre

-- Dump completed on YYYY-MM-DD HH:mm:ss

Si oui, enregistrez ce fichier en lieu sur. Il sera requis à l'étape 5.

5.1.2. Sauvegarder le contenu de votre répertoire documents

Pour connaître le nom exact du répertoire documents de Dolibarr, allez dans le menu Accueil - Infos Systèmes - Dolibarr - Tous les paramètres.

Le chemin complet ou sont stockés vos fichiers est visible sur la ligne commençant par dolibarr_main_data_root.

Sauvez ce répertoire et tout son contenu, sous-répertoires et fichiers (éventuellement zippé).

5.1.3. Installation du nouveau Dolibarr

Installez Dolibarr sur votre nouveau serveur

5.1.4. Recopier vos documents sur DoliCloud

Sur votre nouveau Dolibarr, allez dans le menu Accueil - Infos systèmes - Dolibarr - Tous les paramètres.

Sur la ligne commençant par dolibarr_main_data_root, vous trouverez le chemin complet du répertoire ou sont stockés les documents de votre nouvelle instance sur DoliCloud.

Avec un logiciel FTP, connectez-vous sur votre nouveau serveur.

Copiez tous les fichiers et sous-répertoires documents que vous avez sauvegardés, vers dans le répertoire document de Dolibarr.

5.1.5. Recharger votre ancienne base de données sur Dolibarr

Lancez le logiciel de gestion de base de donnée Mysql phpMyAdmin.

Et importez la base sauvegardée.

6. Voir aussi


Contributeurs principaux : jamaique.